Les bons chiffres, c’est moi qui les ai !

Telle est le genre de phrase que les 3 managers, sûr de leur coup, ont pu dire à chaque réunion mensuelle. Jusqu’à mon arrivée dans la société.

Qui n’a pas assisté à une réunion ou les chiffres avancés par les différents interlocuteurs étaient remis en question ? L’accès et la profusion de chiffres pour les différents services, rend la vérification (même rapide par le DG) et la réconciliation parfois périlleuse. Rien que le chiffre d’affaires, élément normalement compris par tous, est l’objet de discussions. CA brut, CA net, avec ou sans RFA, avec ou sans les avoirs, avec ou sans clients spéciaux, CA commercial, CA comptable, chacun montre ce qu’il maîtrise, et un peu ce qui l’arrange. C’est pareil avec les statistiques, donc difficile de s’y retrouver.

Lorsque je suis arrivé dans cette PME, l’objectif du DG était simple et clair :

« Il faut à tout prix qu’on arrête de venir en réunion, chacun avec ses chiffres, car je m’y perds et rien ne correspond à la compta ! »

Voilà, nous y sommes. La comptabilité. Source officielle de chiffres. La comptabilité n’est pas forcément juste, mais elle est officielle, donc indiscutable. Avant chaque réunion, le DG faisait une saisie des factures (ventes et achats de production) sur Excel. D’une part, il arrondissait les montants, mais en plus des erreurs de saisie, il n’avait pas toutes les factures. Idem pour les deux chefs de service. Résultat : à mi année 50 000 euros d’écart entre leurs Excel et la comptabilité. Trois fois rien quoi …

Ils étaient dans un système archaïque, source de négociations stériles, de stress, d’énervement avant chaque réunion. Alors qu’ils avaient un logiciel comptable parfaitement prévu pour leur problème. J’ai donc mis en place une comptabilité analytique, formé les intervenants de chaque service à la compréhension et l’utilisation de ce plan analytique, créé des extractions comptables, et construit des tableaux de bord semi-automatiques.

Chaque mois, chacun avait ses tableaux adaptés à leur activité, et le DG avait un tableau de résultat qui correspondait à la comptabilité.

Le premier effet positif, ce fut des réunions directement centrées sur la présentation des résultats et les actions à engager. Gain de temps et de calme, car oui, être serein, c’est très appréciable. Le deuxième point positif fut la précision des informations. De nouveaux suivis de chantier étaient possible, ainsi qu’une rentabilité par chantier. Une meilleure maîtrise de la marge permet d’améliorer celle-ci.

Maintenant que les données étaient structurées, et les tableaux maîtrisés par les destinataires. J’ai implanté un datawarehouse afin de rendre en temps réel et disponibles, les tableaux de résultat. Nous sommes donc partis d’une gestion par le chiffre d’affaire à une gestion par la marge. Gros progrès.

Restait à sensibiliser au cash pour atteindre le nirvana de beaucoup de DAF. (Humour …)

La morale de cette histoire :

Parfois l’entreprise a des outils qu’elle ignore ou elle ne sait pas s’en servir. La mise en place d’une comptabilité analytique cohérente n’est pas juste un paramétrage de plus, c’est toute une série d’indicateurs nouveaux. C’est également un mode de gestion différent, plus précis et plus moderne, une sensibilisation par la marge, l’exploitation optimisée de l’outil informatique, un gain de temps notable. A l’heure où tout le monde parle de digitalisation, il serait déjà plus juste d’optimiser les outils existants.

Et vous ? Comment optimisez-vous votre gestion ?