Quelle perte de temps !

Tous les contrôleurs de gestion le savent et l’ont fait. Tôt ou tard, ils ont été confrontés à la production abusive de tableaux, de graphiques, et moults informations inutiles.

Je me souviens au début de ma carrière, jeune contrôleur innocent, d’avoir passé un temps fou devant une photocopieuse pour multiplier les rapports mensuels de 40 pages. Gâchis de temps, d’énergie, de papier, et de motivation.

A cette époque (qui ne me parait pas si loin), j’étais contrôleur de gestion sur un site de production. L’entreprise avait développé son propre ERP mais l’extraction des données était encore un privilège d’informaticien. Heureusement, le siège avait décidé de standardiser les reporting de toutes les usines, pour une meilleure compilation de ceux-ci, en introduisant le logiciel Access sur les sites. Enfin, les données statistiques de vente, de production et comptables allaient être réunies et accessibles au contrôle de gestion.

Ce fut mon premier plongeon dans la manipulation de données ; je me suis vu faire des requêtes dans tous les sens, trop content de maîtriser un nouvel outil moderne.

Comme l’information étaient disponible et maîtrisable, on m’a demandé un reporting ultra complet. Des tableaux de ventes, par vendeur, par région, par famille de produits, par type de client, par canal de distribution, et j’en passe … Au final, presque 40 pages chaque mois à distribuer aux principaux managers.

C’est en m’assoupissant sur le coin de la photocopieuse que je me suis rendu compte qu’il y avait une incohérence. L’informatique permettait d’aller plus vite, de traiter plus de données, de croiser des informations, de faire de nouvelles analyses, d’infirmer ou de confirmer des tendances, et pourtant j’avais l’impression de faire des choses inutiles.

Lors d’une distribution mensuelle, j’avais remarqué le peu d’intérêt que le directeur commercial portait au document, lorsqu’il le prenait et le jetait négligemment sur une table annexe.

« S’il ne vous intéresse pas, vous me le dites, comme ça j’évite de vous déranger. » dis-je.

« Il m’intéresse mais … » Il se lève et reprend le document.

« Ce que je regarde, ce sont ces deux pages là, le reste je m’en fout. »

Merci Monsieur. C’était évident. Un reporting complet ultra détaillé n’intéresse personne. Une grande quantité d’informations était devenue disponible et on m’avait demandé de l’exploiter et de diffuser en respectant les consignes du siège. Sauf que dans les faits, ça ne sert à rien. Ce n’est pas parce qu’on a accès à plein de choses qu’il faut obligatoirement s’en servir.

Après un sondage auprès des destinataires, je me suis fixé un mini cahier des charges pour personnaliser non pas un, mais des reporting. Au final, ce fut un gain de temps pour tous. Pour moi, ou je n’imprimais que l’essentiel, pour les destinataires ou ils recevaient les deux pages qui les intéressaient. Une économie de temps, de papier, et donc d’argent. Et s’il y avait besoin d’informations supplémentaires, je faisais une analyse précise, plus rapide et moins formalisée. Bref, nous étions bien plus efficaces.

La morale de cette histoire :

Aujourd’hui l’informatique permet d’économiser un temps précieux dans la manipulation et le partage d’informations. Mais face à la quantité de plus en plus importante de données (et ça sera encore pire avec les blockchains), il devient primordial de prendre du recul et de se poser la question : « De quoi ai-je besoin ? »

J’ai hélas trop souvent constaté dans les entreprises, la déferlante de tableaux de bord, « parce qu’on peut le faire ». Oui certes, mais est-ce que ça sert vraiment ?

Si je passe 3 heures à faire quelque chose que vous regardez 2 minutes, est-ce rentable ? (la réponse est évidente). La prolifération de tableaux ne sert qu’à rassurer le manager. Cela donne l’illusion de maîtriser tous les aspects de l’entreprise, et au pire, de rater l’essentiel. C’est pour cela qu’il vaut mieux prendre du temps pour définir des indicateurs clés pertinents, que d’en perdre à faire des jolis tableaux/graphiques.

Et vous ? Qu’avez-vous fait en étant débutant et que vous ne feriez plus aujourd’hui ?